Cómo organizar un almacén

como organizar un almacén

¿La gestión de tu almacén es un caos? ¿Te gustaría gestionar de manera eficaz las mercancías, los estantes y el control interno de tu almacén?

Es momento de poner orden y conocer qué elementos se deben tomar en cuenta al momento de elegir un sistema de almacenamiento de una empresa.

¿Cómo organizar un almacén desde cero?

El principal objetivo de la gestión eficaz de un almacén de cualquier empresa es encontrar el equilibrio entre la necesidad de contar con suficiente stock de productos para satisfacer la demanda de los clientes y controlar el número de existencias por razones de logística.

Las estrategias de almacenamiento, además de revisar, reponer y limpiar frecuentemente las estanterías de acero inoxidable, trata de optimizar el espacio diseñando una distribución que determina de forma eficaz cómo se ubican los productos en un almacén.

En términos de productividad, un almacén eficiente y ordenado permite una gestión ágil, evitando pérdidas de tiempo innecesarias y el desorden a corto plazo.

Desde la distribución del espacio, la entrada y salida de mercancía hasta la optimización de los tiempos de espera, veamos cómo organizar un almacén de manera eficaz.

Inventario y clasificación de productos

El primer paso para saber como organizar un almacén es elaborar un listado con los productos que tienes en stock actualmente, de esta forma te podrás hacer una idea aproximada del espacio que vas a necesitar.

En este primer listado puedes organizar e identificar qué artículos son los más importantes, los que más se venden o los que generan un mayor beneficio.

Para ayudarte durante este proceso, una forma sencilla de hacerlo es clasificar los productos basándote en estos criterios:

  • Tipo de producto
  • Tipo de embalaje
  • Medidas: altura, anchura y fondo
  • Características físicas

Con estos sencillos pasos y una buena categorización para mejorar el proceso de almacenamiento, los productos ya están listos para ubicarlos en las estanterías correspondientes.

Si trabajas en el sector de la industria alimentaria, debes tener cuidado con el exceso de inventario, tener un control absoluto de la caducidad de los productos y priorizar los que necesitan almacenarse en una cámara frigorífica para no romper la cadena de frío.

Planificando y diseñando la distribución del almacén

Con una visión más clara y precisa de los productos que tienes en stock, es momento de organizar todas y cada una de las zonas de almacenamiento.

El planteamiento básico para estructurar y organizar un almacén de mercancías es la eficiencia, permitiendo almacenar, localizar y mover rápidamente las mercancías con el consecuente ahorro de tiempo.

Por tanto, es necesario que, antes de comenzar a mover los productos y las estanterías, se evalúe tanto la organización logística como la estructura administrativa del almacén.

Como primer paso, es necesario identificar los espacios adecuados, tanto en términos de superficie como de volumen.

En la fase de diseño se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • El nivel de existencias.
  • Los procesos clave del inventario.
  • Métodos de evaluación de desempeño.
  • Implementar un sistema de control de producción.

Para saber cómo organizar un almacén de la mejor manera posible es necesario conocer las características físicas y arquitectónicas del edificio, de esta forma se podrán manejar las mercancías de forma coherente y con la mayor facilidad posible.

Un matiz que no hay que descuidar es, sin duda, el de las condiciones climáticas que requieren algunos tipos de mercancías y que, si no se tienen en cuenta desde el principio, pueden crear problemas a corto plazo.

Estructurar y ordenar el almacén

Si no quieres que tu almacén acabe convirtiéndose en un auténtico campo de batalla, aprovechar de manera inteligente cada metro cuadrado es fundamental.

Poner especial atención en delimitar las zonas de almacenamiento, zonas de transporte, así como las zonas de recogida y llegada de mercancías.

Nombrar todas y cada una de las ubicaciones

Para llevar a cabo la distribución de tu almacén, antes de nada es necesario identificar y nombrar todos y cada uno de los pasillos, estanterías y estantes del espacio disponible.

No te compliques demasiado, utiliza una numeración estándar para etiquetar y nombrar cada una de las zonas.

Se deben crear espacios de almacenaje que permitan coger y mover los productos de la forma más rápida posible, diseñando recorridos efectivos que eviten la pérdida de tiempo innecesaria.

De este modo, los productos con una mayor rotación deberán ubicarse en un lugar accesible, al contrario que los artículos con menos movimiento, que pueden colocarse en estantes menos accesibles.

En definitiva, se trata de establecer una metodología que simplifiquen al máximo los movimientos para optimizar la recogida de los productos.

Maximizar el uso del espacio

¿Como organizar estanterías de almacén?

En el momento de planificar la distribución y el diseño de tu almacén, piensa en vertical.

Apilar los productos o utilizar estanterías modulares no solo maximiza el espacio disponible, sino que en cierto modo ayuda a mantenerlo limpio y organizado.

Algo que debes tener en cuenta son las características físicas del producto, el tamaño y el peso son un factor determinante si decides aprovechar el espacio a lo alto.

Diseñar rutas visuales eficaces

Después de identificar cada uno de los pasillos por los que se moverá el personal de tu almacén, es necesario definir correctamente las rutas e identificarlas por colores.

Líneas en el suelo, flechas y señales visuales que ayuden a identificar y anticipar cada movimiento dentro del almacén, por ejemplo:

  • Carteles de señalización
  • Símbolos y flechas
  • Señales de advertencia y de stop
  • Pictogramas de información
  • Señales luminosas, acústicas y gestuales

Evidentemente, todos los elementos de la gestión visual deben diseñarse teniendo en cuenta la normativa de seguridad vigente.

Zona de recepción de mercancías

Justo antes de la entrada del almacén, es recomendable instalar una zona ágil dónde los vehículos puedan descargar la mercancía.

Obviamente, esto depende directamente de las características de tu local y del tipo de mercancía que se necesite descargar.

Gestión del espacio con mobiliario industrial

No escatimes en la calidad del mobiliario, mantener el almacén organizado con estanterías metálicas industriales juega un papel clave en la cadena de suministro.

Dependiendo del tipo de mercancía, puedes optar por estanterías de acero fijadas al suelo, estantes modulares y cajoneras de acero de distintos tamaños.

Un mobiliario industrial adecuado puede ayudar en gran medida a organizar mejor el espacio, reducir considerablemente los tiempos de transporte de un punto a otro y mantener el orden en todo momento.

La importancia de la seguridad en un almacén

Ante el constante movimiento de mercancías, es fundamental proteger en todo momento a los trabajadores dentro del almacén.

Es imprescindible contar con un plan de seguridad así como la formación del personal mediante cursos específicos para reducir el riesgo de accidentes.

Además, se deben tomar todas las precauciones necesarias y utilizar equipos de protección personal así como el correcto mantenimiento de las herramientas y de toda la maquinaria empleada dentro del almacén.

Revisar minuciosamente la correcta distribución del almacén desde una perspectiva de seguridad, dónde se deben incluir, estanterías, pasillos con el ancho suficiente, escaleras, rampas y salidas de emergencia señalizadas y libres de obstáculos.

Contar con un plan de emergencia contra incendios dónde se detallen todas y cada una de las salidas, puertas, ubicación de los extintores y procedimientos de evacuación en caso de accidente.

La precisión es sinónimo de seguridad, por lo tanto, poder controlar al detalle cada movimiento.

Llevando un registro de todo el proceso a lo largo de la cadena de suministro es fundamental para conocer qué actuaciones y planes de emergencia activar para garantizar la seguridad de los trabajadores, maquinaria y mercancía del almacén.

Formación de personal de almacén

Cada empresa, dependiendo de su sector, tendrá un tipo de organización diferente y ajustada a sus necesidades. Sin embargo, existen ciertos puntos en común para todo tipo de almacenes, entre ellos, la formación del personal.

Organizar e implantar cursos de formación para que los trabajadores conozcan bien los entresijos de tu almacén, las normas de seguridad y prevención de accidentes.

Ofrecer a los trabajadores una formación continua, que les ayude a estar motivados y sentirse seguros mientras realizan sus actividades.

Fomentar el buen ambiente laboral, tener en cuenta las distintas opiniones y puntos de vista de tus trabajadores pueden mejorar la seguridad y en términos de productividad, reducir considerablemente los tiempos de ejecución de tareas repetitivas.

Simplificar los movimientos dentro del almacén

Los movimientos dentro de un almacén suelen ser, carga y descarga, entrada y salida de mercancías y la fabricación del propio producto.

Con unas sencillas pautas puedes facilitar el tráfico y el movimiento manual de mercancías. Por ejemplo, instalando rampas de acceso para productos pesados y con un gran volumen.

La mejor forma para saber cómo organizar un almacén, es definir la ubicación de mercancías en el almacén y disponer de la maquinaria necesaria: carretillas elevadoras de palets, carros manuales, etc.

Crear una zona de productos de alta rotación

Determina con precisión el índice de rotación de los productos, es decir, el tiempo que se tarda en enviar y reponer un determinado producto.

Las mercancías de alta rotación deberán almacenarse en zonas más accesibles para que puedan estar disponibles de inmediato.

También puedes crear una zona dedicada especialmente para los productos más demandados, una pequeña tienda cerca de la zona de envío.

Productos con un menor rango de beneficio, o que por su tamaño no sea rentable tenerlos almacenados, son productos de baja rotación y, por lo tanto, puedes ofrecerlos bajo pedido.

Utiliza la técnica del cross-docking

El cross-docking es una solución logística basada en la distribución directa desde el punto de producción hasta el cliente.

En otras palabras, consiste en eliminar los pasos intermedios de almacenaje de mercancías para cargarlas directamente en otro camión y enviarlas directamente.

Los principales beneficios del cross-docking son:

  • No es necesario tener productos almacenados
  • Reducción de riesgos
  • Ahorro de tiempo en carga y descarga

Etiquetas y códigos de barras

Invertir en una solución integral de etiquetado y códigos de barras es una inversión que merece la pena y agradecerás cuándo te toque revisar el inventario. Además, mejora la productividad y la optimización del stock disponible.

Organiza, cataloga y categoriza absolutamente todo, cajas de producto, palets, racks, estanterías, estantes y contenedores.

Para las cajas de producto puedes añadir una breve descripción basándote en sus características, por ejemplo, si se trata de mercancías frágiles, pesadas, etc.

Utilizar un software de gestión de almacenes

Según el tipo de mercancía, el número de pedidos y en definitiva, el tipo de negocio que gestiones, contar con un buen sistema informático te facilitará enormemente la gestión diaria de tu almacén.

Si estás empezando, si tienes una pequeña tienda de comercio electrónico, o si tienes pocos pedidos al día, seguramente te llevará poco tiempo administrar y gestionar tu almacén.

En este caso puedes utilizar una plantilla de Excel en la que reflejar tus pedidos, stock y todo lo referente a gastos e ingresos.

Si por el contrario, tu negocio mueve bastantes pedidos al día, un programa de gestión de almacenes es una inversión de la que no puedes prescindir.

Aparte de gestionar tus pedidos, la posibilidad de automatizar procesos y movimientos agiliza considerablemente los tiempos de ejecución y reduce los errores que puedan llegar a cometerse manualmente.

La principal ventaja de contar con un software de gestión de almacenes es tener una visión global de todo lo que ocurre dentro de tu almacén.

Conocer cuáles son los productos con menor margen de beneficio, qué productos se venden más en una época determinada del año, tener una previsión de stock, identificar cuáles son los procesos internos que pueden mejorarse y optimizando al máximo el tiempo de entrada y salida de las mercancías.

Cómo organizar un almacén minimizando errores

La logística en un almacén de manera eficiente pasa por evitar errores y analizar los procesos de organización que pueden mejorarse.

Los errores más habituales que deben evitarse en un almacén son:

  • Mal aprovechamiento del espacio
  • Pérdida de tiempo
  • Parada en la cadena de suministro
  • Deterioro de las mercancías
  • Flujos de trabajo ineficientes
  • Falta de stock
  • Tiempos de carga y descarga lentos
  • Lentitud en la verificación de las referencias

Organizar un almacén pasa por varias etapas, es de vital importancia minimizar los errores en cada una de ellas en el momento que se detecten y contar con un plan de acción para garantizar la mejora constante en cuánto a productividad logística.

Beneficios de la automatización de almacenes

La automatización del almacén es una mejora abismal en la eficiencia logística dentro de la empresa. Por lo tanto, invertir en tecnología para hacer el trabajo diario más fácil te dará resultados tangibles en muy poco tiempo.

Pero… ¿Qué significa que un almacén sea automático?

Es la implementación de sistemas para la manipulación de productos en los distintos procedimientos de la cadena de suministro, automatizando el flujo de trabajo dónde la mercancía se gestiona o almacena total, o parcialmente de manera automática.

Estas soluciones optimizan de forma radical todo el proceso de gestión y almacenaje dentro del almacén, garantizando:

  • La reducción del tiempo dedicado para cada operación
  • Reducción de errores en la gestión y manejo de la mercancía
  • Optimización de recursos
  • Un mejor servicio para tus clientes con entregas más rápidas
  • Mayor productividad haciendo uso del espacio disponible de forma inteligente

Revamping

La actualización de almacenes más que  una necesidad, es una obligación para quienes desean marcar la diferencia en su sector comercial.

Revamping es la reestructuración y sustitución de procesos, tecnologías y maquinaria obsoleta por otras soluciones más modernas para conseguir una mayor eficiencia manteniendo la estructura logística del almacén.

Piensa en maquinaria anticuada, que aunque todavía funcionen, el gasto de mantenimiento pude ser desorbitado, además de los posibles errores y fallos mecánicos que pueden aparecer en cualquier momento.

La renovación y actualización tiene las siguientes ventajas:

  • Aumento de la productividad y el rendimiento general
  • Mayor seguridad para el personal
  • Reducción de costes de producción
  • Ahorro energético
  • Mejora de la calidad y flexibilidad productiva

Plan de limpieza de un almacén

Mantener un almacén limpio y ordenado debe ser una de las prioridades que no debe subestimarse.

Una buena limpieza diaria contribuye a la buena gestión de la zona de almacenamiento, facilitando el movimiento de mercancías y fomenta la seguridad.

Cuándo todo está limpio y ordenado, los trabajadores pueden moverse sin dificultad con la maquinaria, evitando el riesgo de accidentes y ralentizaciones innecesarias.

Limpiar el almacén consiste en quitar de la vista todo lo que no sea estrictamente necesario, embalaje de productos, cajas y desechos en general.

Con especial atención a las zonas de tránsito, eliminando todo lo que no tiene una funcionalidad concreta o pueda llegar a estorbar para el correcto flujo de trabajo diario.

Esto incluye cualquier tipo de obstrucción, como pueden ser vehículos mal estacionados y carros o carretillas mal ubicadas.

Conclusiones

Ahora qué ya sabes cómo organizar un almacén es momento de ponerse manos a la obra.

Recuerda priorizar la seguridad de tus empleados con la implementación de procesos y tecnología que faciliten su trabajo.

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