Gestión documental, todo lo que necesitas saber

gestión documental

El almacenamiento y la recuperación de información son actividades de gestión cada vez más importantes dentro de las pymes. El objetivo principal es ser eficaz, y al mismo tiempo, reducir los gastos asociados a la gestión de documentos en papel.

Un sistema de gestión documental es la solución para gestionar, organizar, compartir y archivar documentos digitales.

En términos técnicos, hablamos de “gestión de documentos” cuando una aplicación se encarga de realizar operaciones masivas sobre los documentos, catalogando e indexándolos según unos parámetros previamente establecidos.

Contenido

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es la administración y gestión de documentos mediante herramientas que agilizan y simplifican los procesos de almacenamiento y búsqueda de archivos.

Actualmente, los procedimientos de almacenamiento de documentos digitales son indispensables en todos aquellos sectores donde la transformación digital es ya una realidad.

Implementar un sistema de gestión documental ahorra tiempo, pudiendo acceder a cualquier tipo de información y documentos almacenados en la base de datos, con la posibilidad de editarlos y archivarlos de nuevo para que esté todo actualizado y disponible de inmediato.

Por otro lado, tener una buena gestión documental debidamente organizada, a partir de una normativa determinada por parte de la empresa, agiliza la gestión de trámites administrativos, respuesta a solicitudes de documentos burocráticos y gestiona asertivamente las comunicaciones internas y externas en la empresa.

Más adelante hablaremos de qué tipo de software se puede utilizar para la gestión documental en la nube, incluso de plataformas de código abierto que permiten registrar, ordenar y catalogar de manera inteligente los archivos digitales de la empresa con la mayor seguridad y con la protección de privacidad que establece la ley.

Todas las ventajas de la gestión documental corporativa

En la medida de lo posible, evitar utilizar documentos en papel permite optimizar procesos dentro de la empresa, garantiza la gestión y el ciclo de vida de los documentos digitales, desde su creación, archivado y la conservación de larga duración.

gestiondocumental

Ahorro de tiempo

El principal beneficio es el tiempo que se ahorra en administrar y procesar archivos,  informes, facturas y todo tipo de documentación. Reduciendo el  tiempo empleado mediante la gestión centralizada y monitorizada de procesos.

Rapidez en la búsqueda de documentos con un sistema organizado que permite encontrar documentos archivados fácil y rápidamente.

La posibilidad de preparar rápidamente la documentación necesaria para cualquier imprevisto, evento o reunión importante.

Mejoras en el flujo de trabajo interno de la empresa

Al estar en una era totalmente digital, es fundamental comprender cuál es la necesidad de pasarse a un sistema de gestión de documentos digitales.

Cada documento corporativo dentro de la oficina necesita ser gestionado mediante procesos eficaces y ordenados, desde la creación, autenticación, posibles cambios y el posterior archivado para futuras consultas.

El conjunto de estos procesos es lo que se llama flujo de trabajo, y se automatiza de manera eficiente implementando sistemas de gestión documental para reducir gastos de gestión y optimizar los procesos internos.

Digitalización de documentos

El primer paso para dar el salto hacia la transformación digital y compatibilizar los archivos que tenemos con los sistemas de gestión documental es la desmaterialización de los documentos.

Crear y almacenar documentación de forma digital hacer que los documentos sean inalterables y dañados por el uso y el paso del tiempo.

Es bueno recordar que este proceso puede dar lugar a futuros problemas de obsolescencia digital, por lo que es acertado actualizarlos de manera periódica, convertirlos a nuevos formatos y revisarlos al detalle para que no se pierdan con el paso del tiempo.

Seguridad de la información

Con la conservación digital de documentos se garantiza la inalterabilidad de los documentos a personas no autorizadas para su edición y se evitan accidentes y perdidas de archivos importantes.

Reducción de gastos

Lograr reducir gastos y ahorrar es otra de las principales ventajas de implementar un software de gestión documental.

Reducción de impresiones en papel

Reducir los volúmenes de papel impreso respetando el medio ambiente, así como la tinta para impresora.

Reducir los espacios de almacenamiento;

Se eliminan los gastos y reduce el espacio físico que ocupan los archivos de documentos en papel.

Repositorio de archivos y poder controlar las distintas versiones de los mismos

Se elimina por completo el problema de la redundancia de datos, es decir, tener un mismo documento repetido varias veces en múltiples versiones.

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La duplicación de datos es un problema común en la gestión de documentos, sobre todo en los más antiguos.

Un sistema documental ofrece la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier sitio y en cualquier momento gracias a internet.

Los trabajadores pueden consultar el mismo documento al mismo tiempo. Por ejemplo, todas las facturas están disponibles en todo momento.

Un uso compartido de las herramientas de la empresa (centralización de la gestión de documentos) aumenta la eficiencia y las habilidades internas y evita la pérdida de dinero resultante de una mala gestión.

En comparación con empresas deficientes y mal organizadas, los procesos de negocio son más rápidos y con menos riesgo de errores.

Soluciones para la gestión de documentos

Las empresas que apuestan desarrollando software para la transformación digital, concretamente en lo referente a procesos de índole comercial, crean aplicaciones simples, fáciles de usar, con interfaces limpias, intuitivas y sobre todo, modulares.

Permiten la gestión total de todos los datos importantes de una empresa desde cualquier dispositivo que tenga acceso, desde ordenadores portátiles, teléfonos móviles y tablets.

Además, suelen interactuar con el ya existente sistema de información, que se comunica internamente con las bases de datos utilizadas en la empresa, convirtiéndose así en la piedra angular de todos los procesos documentales.

Recordemos que la gestión documental es el sistema de almacenamiento organización y recuperación de los documentos de la empresa.

Como por ejemplo albaranes y facturas de compra resguardos de entregas documentos de gastos fichas técnicas contratos y otro tipo de documentación.

Controlar la gestión de todos estos documentos conlleva una serie de dificultades, entre las que hay que destacar lo complicado que es a nivel organizativo si no se tiene planificado un método establecido de antemano para no perder tiempo en tareas recurrentes.

Gestionar ineficazmente los documentos, conlleva a pérdidas de tiempo innecesarias, lo que se traduce en menos ingresos a largo plazo.

Software de gestión documental

El software de gestión de documentos organiza de forma inteligente los documentos electrónicos y ofrece una atractiva interfaz de usuario para rastrear, archivar y administrar archivos fácilmente.

software de gestion documental

En el entorno de trabajo actual, si hablamos incluso de teletrabajo, es necesario gestionar la documentación mediante un software específico y dedicado para ello, ya que permiten todo tipo de formatos de archivo y reduce el espacio de almacenamiento físico.

Los sistemas de software de gestión de documentos ofrecen acceso inmediato a los archivos de la base de datos, ahorra tiempo de gestión, gastos innecesarios y aumenta considerablemente la productividad del negocio.

Normalmente son utilizados por sectores como el sanitario, en educación, marketing, ventas, despachos jurídicos, bufetes de abogados, centros de investigación, administraciones públicas, y por supuesto en bibliotecas.

Gestión documental open source

Para que puedas implementar totalmente gratis software de gestión de documentos electrónicos dentro de la empresa.

LogicalDOC control documental

El sistema de gestión de documentos LogicalDoc es open source y se puede utilizar desde cualquier navegador web actual para crear y llevar la gestión de datos y documentos.

logical doc control documental

LogicalDOC facilita el almacenamiento y la recuperación rápida de información, realización de informes,  la administración de usuarios y fomenta la colaboración entre equipos de trabajo mejorando la productividad.

Cuenta con integración con WordPress (con protocolo HTTPS) y Dropbox. Este software de control documental está bajo la licencia Open Source GNU LGPLv3, lo puedes descargar completamente gratis desde su web.

Características de LogicalDOC:

  • Las búsquedas son rápidas y se puede acceder fácilmente a todos los documentos.
  • Es muy fácil de instalar y se utiliza de una manera realmente intuitiva.
  • El equipo de soporte es algo a destacar.

Alfresco gestor documental

Alfresco es un sistema de gestión de documentos de código abierto escalable basado en Java, diseñado para que las empresas gestionen archivos, contenidos web, imágenes, gestión de registros y todo ello de forma colaborativa en el equipo de trabajo.

alfresco gestor documental

También ayuda automatizando el flujo de trabajo, el seguimiento de registros y el control de versiones de archivos, listas de tareas en un entorno personalizable fácil de modificar.

Es compatible con el sistema operativo Windows y Unix. Como software se integra con aplicaciones empresariales como SAP, Sharepoint, Saleforce, Slack, DocuSign y más.

Cuenta con funcionalidades de inteligencia artificial para gestionar y clasificar documentos o la posibilidad de extraer entidades para gestionar decisiones de forma asistida.

Principales características de Alfresco gestión documental:

  • Mantiene todos los cambios realizados en los documentos y lleva un registro de los archivos antiguos y actualizados.
  • Su licencia es open source GPL v3,  totalmente gratis y se puede descargar en su sitio web o en Github.
  • Permite una fácil personalización de documentos.

Knowledge Tree

Knowledge Tree es otro DMS de código abierto que permite entre otras funcionalidades, compartir, editar, buscar, encontrar, colaborar y administrar documentos de forma segura, con la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier sitio.

Características:

  • Permite buscar dentro del contenido de los documentos.
  • Tiene un repositorio de documentos controlado por versión.

SeedDMS Gestor documental open source

SeedDMS es un sistema de gestión de documentos de código abierto muy potente basado en código PHP y es compatible con LetoDMS.

seeddms

Características:

  • Edita documentos como páginas HTML.
  • Colaboraciones en tiempo real con miembros del equipo para trabajar y administrar documentos de forma colaborativa.
  • Puede crear presentaciones online.

Drupal

Drupal es un CMS que se puede utilizar en todo tipo de organizaciones, lo suelen utilizar hospitales, centros educativos, medios digitales y muchos más sectores.

gestion documental software

Archiva y gestiona documentos digitales para reducir la carga de trabajo mejorando la experiencia a la hora de archivar documentación, su curva de aprendizaje es algo elevada comparándolo con otras soluciones del mismo tipo.

Características a destacar de Drupal:

  • Solución de gestión de documentos de código abierto.
  • Cientos de herramientas para personalizar y editar documentos.
  • Interfaz intuitiva y software fácil de usar.

Feng Office

Feng Office es una plataforma web para administrar y archivar tus documentos. Permite una fácil gestión de proyectos y tareas.

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Características:

  • Permite a los usuarios comprimir, archivar y actualizar archivos.
  • Los  usuarios, además de cargar y descargar documentos, pueden compartirlos y editarlos.
  • También muestra el historial de actualizaciones de un documento en concreto.

OpenDocMan Community versión

Es un software de gestión de documentos escrito en PHP y cumple con las normas ISO 17025 para la  gestión de documentos.

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Es un software muy básico, minimalista, pero funciona muy bien. Es utilizado  por ejemplo por el Royal Victoria Eye & Ear Hospital de Dublín en Irlanda.

Admite múltiples tipos de archivos y de documentos, procesos de revisión  automatizados. Con la posibilidad de recibir notificaciones mediante correo electrónico.

Principales funcionalidades:

  • Permite descargar de documentos.
  • La localización de archivos es bastante rápida y efectiva.

Mayan EDMS

Es un sistema de gestión de documentos desarrollado para autónomos o pymes.

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Su objetivo principal es simplificar el proceso de almacenar, recuperar y compartir documentos de la forma más simple posible. Cuenta con una interfaz moderna, limpia y liviana.

Cuenta con opciones de administración de acceso al flujo de trabajo, registros de actividad, informes, control de versiones, documentos con firma digital, herramientas colaborativas, metadatos entre otros.

Características a destacar de Mayan EDMS.

  • Permite procesar de forma automática gestión documental OCR.
  • Los documentos se pueden cargar de diferentes fuentes.

Kimios DMS

La propuesta de valor que nos ofrece Kimios es ayudar a las empresas con un gran flujo de documentos y mantenerse organizadas.

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Los beneficios que aporta Kimios DMS son:

  • Es accesible desde cualquier navegador web de forma remota.
  • Combina múltiples criterios de búsqueda.
  • El contenido y los metadatos los indexa en cada documento.
  • Es una aplicación basada en la web.

Gestores documentales basados en la nube

¿Qué gestores documentales hay?

Gestión documental con SharePoint

CALIDAD ISO 9001 CON SHAREPOINT

Hacer que tu empresa sea cada vez más eficiente es la propuesta de valor que nos ofrece SharePoint.

sharepoint gestor documental
sharepoint gestor documental

SharePoint es capaz de ofrecer un servicio eficaz y de calidad para la gestión documental de tu empresa con un sistema flexible, personalizable y versátil.

SharePoint se adapta perfectamente a las necesidades y procesos comerciales. La eliminación de documentos en papel y un sistema de búsqueda extremadamente inteligente incrementará la velocidad de distribución de la información dentro de la organización, reduciendo el tiempo los gastos innecesarios.

SharePoint como sistema eficiente de gestión de documentos.

  • Altos estándares de seguridad.
  • Gestión colaborativa de documentos.
  • Acceso simplificado a los datos gracias a sistemas de búsqueda eficaces.
  • Intercambio de información para agilizar los procesos organizativos.
  • Funciones de control de datos.
  • Búsqueda avanzada.

Nuxeo

Nuxeo es un software documental que hace un seguimiento de todos los documentos y el contenido que comparten los equipos de trabajo dentro de la empresa.

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Ahorra un tiempo valioso permitiendo realizar búsquedas rápidas y recuperar datos capturando el contendido desde emails, imágenes escaneadas y documentos en papel.

Características de Nuxeo:

  • Ayuda a mantener proyectos activos de una manera sencilla.
  • Todas las propiedades de los documentos se pueden llegar a personalizar.

Workplace

Workplace es una solución de gestión colaborativa.

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Ofrece un enfoque completamente nuevo para la gestión y organización de documentos al integrar a la perfección sus funcionalidades en tu entorno de trabajo.

Características:

  • Ofrece una prueba gratuita para que puedas familiarizarte antes de adquirir la licencia.
  • Es personalizable y escalable para adaptarse a tus necesidades.
  • El precio varía según los requisitos que vayas a implementar.

Bloomfire

Bloomfire ofrece soluciones de gestión de documentos para ventas, marketing, recursos humanos, servicio al cliente y operaciones de TI. Puedes crear, archivar, analizar y compartir documentos con la ayuda de esta herramienta.

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Características:

  • Comparte información entre equipos y empleados.
  • Mejora la productividad y las ventas.
  • Recupera rápidamente los documentos que necesitas.

PDFelement Pro

Una alternativa a los sistemas de gestión de documentos de código abierto.

Se trata de un software de administración de documentos con muy buena reputación para administrar y organizar documentos PDF.

gestión documental pdf
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PDFelement Pro está disponible para ordenadores con Windows o Mac.

Principales características de PDFelement Pro:

Edición OCR para documentos en formato PDF para que puedas editar texto, imágenes, paginas individuales o en masa. También tiene la opción de convertir archivos que tengas escaneados a PDF.

Con posibilidad de marcar, resaltar, tachar, agregar todo tipo de notas, cuadros de texto en un archivo PDF. Además, puedes imprimir y firmar documentos PDF de forma personalizada.

Convertir y crear PDF ya no será un quebradero de cabeza, ahora, cualquier formato de archivos vas a poder convertirlo sin problemas. Además, puedes juntar varios PDF en uno solo, o incluso dividir archivos ya creados en diferentes PDF.

Permite rellenar formularios PDF online o sencillamente crear uno desde cero.

A la hora de compartir documentos PDF permite añadirles una contraseña de seguridad para que se envíen de forma segura, o incluso añadir marcas de agua a los documentos más sensibles.

Finalmente, una funcionalidad que llama la atención es la posibilidad de añadir marcadores y crear índices atractivos para hacer un manual de gestión documental.

¿Qué sistema de gestión documental tengo que elegir?

Cada una de las soluciones es eficaz y totalmente validad, lo importante a tener en cuenta es el flujo actual de tu trabajo documental, y si fuese necesario, plantearse una transformación digital para elegir el más adecuado con el fin de maximizar tus procesos empresariales.

sistema gestion documental

Antes de elegir un software de gestión documental administrativa, debes tener claro que es lo que necesitas, conocer si la plataforma que vas a elegir puede implementar e integrar todos los sistemas que tienes actualmente en tu empresa y sobre todo, el nivel de seguridad que ofrece.

La forma más segura, la que garantiza la integridad de la documentación, es la que utiliza software profesional es sus servidores dedicados.

El software open source es una alternativa real y validad, pero la diferencia es notable, ya que en este caso vas a necesitar asistencia técnica por tu cuenta en el caso de que tengas alguna incidencia.

¿Cuáles son los requisitos para un sistema de gestión de documentos?

Principalmente se pueden resumir en:

  1. Conexión e integración con el sistema de gestión ya presente en la empresa.
  2. Archivo y conservación de cualquier documento.
  3. Conservación digital de documentos de acuerdo con la ley.
  4. Entrega multimedia de documentos.
  5. Gestión de cualquier excepción de entrega
  6. Consulta en tiempo real desde navegadores web, ordenadores tablets y smartphones.
  7. Gestión de correos PEC (envío y recepción automáticos)
  8. Sistema de flujo de trabajo de documentos
  9. Disponibilidad de la interfaz web HTML 5, así como acceso a través del cliente
  10. Posibilidad de integraciones personalizadas.

¿Qué es gestión documental en una empresa?

Gestionar la información de forma estructurada y con herramientas de tecnología avanzada de computación en la nube, supone para las pequeñas, medianas y grandes empresas una mejora constante en cuanto a eficacia organizativo, logístico y administrativo.

administración de archivos y gestión documental
administración de archivos y gestión documental

El objetivo de los programas de sistema de gestión documentaria es gestionar los documentos de la empresa con mayor eficiencia, con una planificación previa preparada para las necesidades de los clientes. De esta forma asegurar el cumplimiento de las normativas cada vez más estrictas en todos los sectores en lo referente a los requisitos de conservación de documentos.

Dichos objetivos se pueden resumir de la siguiente forma:

  • Estandarizar y simplificar todos los procesos previamente catalogados para la gestión de documentos, por ejemplo, implementando de manera automática todos los flujos de trabajo que enumeran las distintas etapas por las que un documento pasa hasta ser validado.
  • Optimizar la indexación de documentos para disminuir en la manera de lo posible el gasto innecesario de papel y siempre que sea posible, ir reduciendo el stock actual.
  • Las plataformas de gestión de documentos son más eficaces cuanto más fáciles e intuitivas son de utilizar.

En lo referente a la organización de documentación, algo a mencionar es la disponibilidad en todo momento por cualquier persona que tenga acceso a dicha información siempre que un usuario acreditado realice una consulta a la base de datos.

Para organizar los contenidos, el sistema más utilizado es en forma de árbol. Organizar el contenido de esta forma es la manera más eficiente para crear estructuras cada vez más complejas y a la vez flexibles en un mínimo espacio de tiempo.

Este tipo de acciones diarias consumen una cantidad de tiempo y recursos muy valiosos para la empresa, por eso merece la pena dedicar el tiempo necesario en analizar que procesos son necesarios mejorar y cuales hay que optimizar. Aquí es donde toman importancia los sistemas de gestión documental.

¿Cómo influye la gestión documental en el servicio al cliente?

Utilizando un programa de gestión documental por procesos, toda la información relevante a los clientes se puede actualizar de forma fácil y sin complicaciones, esto es garantía para cometer errores, por lo tanto ¿Puede el control de documentos mejorar el servicio al cliente? Por supuesto, ya que al ofrecer una mayor seguridad y con un control total sobre el acceso y los diferentes permisos que se otorgan a los usuarios, garantiza una confidencialidad total.

Sistemas de gestión de documentos

Tomemos como ejemplo la venta de un producto, desde que el cliente lo solicita, la gestión  logística, hasta la recepción del mismo con su correspondiente factura.

Todo este largo proceso supone la creación, en el mejor de los casos, de múltiples tipos de documentos, en papel  y de forma digital (normalmente en Word, Excel o PDF) Esto supone conocer exactamente dónde están alojados dichos documentos, por regla general en un servidor de red compartido.

Documentos de gestión

El sistema de gestión documental se encarga de gestionar todos los documentos que se van acumulando a diario en la empresa. Los archiva correctamente en una base de datos la cuál puede ser consultada por los empleados que estén autorizados.

Este tipo de consultas se suelen realizar mediante palabras predefinidas a modo de etiquetas en todos los documentos a catalogar. Con este tipo de sistemas, se pueden realizar consultas en cuestión de segundos.

Gestión documental eficaz

Los sistemas de gestión documental pueden hacer el trabajo de una manera mucho más rápida, optimizando todos los procesos internos de la empresa comúnmente llamados flujos de trabajo.

Por qué se archivan los documentos

¿Cuáles son las razones para implementar sistemas de gestión documental?

Cualquier tipo de documento, cualquier dato que pueda ser utilizado para fines de estudio, investigación, consulta o trabajo en general, debe ser conservado para garantizar que está disponible para cuando se necesite.

administracion documental
documentos archivados

La gestión documental es una necesidad que permite a quien la implementa de forma correcta,  mantener el material y los contenidos disponibles en orden y, en la mayoría de los casos, facilitar un determinado tipo de trabajo que requiere consultar de manera recurrente archivos digitales o incluso en papel. Este proceso perfectamente puede ser delegado a una empresa digitalización de documentos.

Gestión de archivo en papel, archivos digitales y su ciclo de vida

Hace años, almacenar la documentación de una empresa se archivaba de forma física. Un archivo donde almacenar grandes cantidades de papel, fotografías, recortes de periódico, cintas de video. Este archivo iba creciendo a medida que se iban acumulando día tras día las grandes cantidades de contenido útil y de vital importancia para las empresas, tanto públicas como privadas.

¿Cuál es el ciclo de vida de los documentos y sus fases?

Normalmente, en los archivos de carácter personal, no existe una normativa concreta que regule como se tiene que gestionar, por lo que es de libre elección del responsable la forma de almacenarla.

Sin embargo, la información contenida en los archivos de organismos públicos y privados puede ser obligatoria, de hecho, en algunos casos deben conservar necesariamente toda la documentación de su actividad, como constancia del trabajo que realiza a modo de diario y ordenada cronológicamente.

El trabajo que se hacía en los archivos físicos tuvo y hoy día sigue presentando grandes limitaciones, primeramente el espacio que ocupa una gran cantidad de información almacenada, que gracias a los sistemas de gestión documental, se puede organizar de manera automática según las necesidades de cada empresa, ser almacenados en la nube, de fácil acceso y reduciendo el riesgo de perder información valiosa.

Firma electrónica y el concepto de gestión de documentos digitales

Un software de gestión de documentos digitales es un sistema automatizado, normalmente utilizado por múltiples personas (puede ser alojado en un servidor propio o en la nube) que se encarga de la gestión de la organización.

La firma electrónica es el requisito de un documento electrónico para protegerlo mediante a posibles falsificaciones y para verificar la autenticidad del mismo, este tipo de firmas pueden ser:

  • Firma electrónica simple (SES)
  • Firma electrónica avanzada (AES)
  • Firma digital cualificada (QES)

Un documento electrónico equivale a un archivo analógico en papel con la firma manuscrita.

Preguntas frecuentes

Algunas respuestas sobre la gestión digital de documentos.

Un gestor documental es una aplicación, normalmente basada en la web, que sirve de almacén digital para la documentación interna de las empresas.

Esta documentación puede gestionarse de manera eficaz mediante complejos algoritmos de indexación de contenidos para que esté disponible en todo momento y poder acceder a ella desde cualquier lugar a través de internet.

¿En qué tipo de formato electrónico se deben archivar los documentos? Cualquier documento digital que requiera de autentificación, debe llevar una firma electrónica que lo identifique. De esta forma se garantiza la autenticidad del archivo para posteriormente ser archivado en la base de datos correspondiente.

Conclusiones

Ahora ya conoces los beneficios de la implementación de un sistema de gestión documental, con múltiples opciones basadas en la nube y software open source para poder gestionar todo tu archivo documental.

Acceder a tu información desde cualquier lugar para poder trabajar de forma tranquila, con una seguridad sólida que garantiza la integridad de tus datos, es algo que sin duda te va a cambiar la forma en la que realizas las tareas del día a día.