Reuniones Virtuales
Aparte de la concentración, uno de los mayores retos, cuando se trabaja de forma remota, o desde un lugar no es la oficina, es la barrera de la comunicación
¿Cómo hacer reuniones online? lo necesario
Al comenzar una videollamada, romper el hielo y captar señales no verbales puede evitar malentendidos, para esto es necesario contar primeramente con una buena resolución de imagen, existen cámaras web baratas con la calidad necesaria para que tus reuniones no sea un despliegue de imágenes pixeladas.
Por otro lado, el uso de herramientas para reuniones virtuales por sí solo no es suficiente para garantizar una comunicación eficaz, es necesario contar con un mínimo de equipamiento, principalmente para tu comodidad, como el uso de unos auriculares que ayuden a mantenerte concentrado y disfrutar de una óptima calidad de sonido.
Aquí te dejo unas recomendaciones:
Auriculares
Cámaras web
Separadores de oficina
¿Qué son las reuniones virtuales?
Las reuniones virtuales permiten reunir dos o más personas de forma remota e interactuar en tiempo real, sin que los participantes estén presentes en el mismo lugar. Ayudan a reducir distancias y permiten la colaboración entre personas de todo el mundo.
Ventajas y beneficios de las reuniones virtuales
Hay varias razones por las que las videollamadas en un equipo de trabajo son más productivas que las reuniones presenciales.
- Al poder trabajar de forma remota y hacer reuniones virtuales, puedes tener un horario más acorde a tu ritmo de vida, lo que supone un ahorro de tiempo considerable.
- Reunirse virtualmente ofrece una mayor productividad. Cuando se programa una reunión en Google Calendar tienes el beneficio de tener una agenda bien definida, lo que repercute directamente en unos mejores resultados a nivel de productividad.
- Una videollamada grupal incrementa positivamente la comunicación de la empresa, ofrece una experiencia presencial y hace que los participantes que están conectados permanezcan atentos en todo momento.
- Las reuniones virtuales mejoran el equilibrio entre la vida laboral y la personal. Hacen tener más consciencia de la duración de las reuniones y de lo que es importante pero no urgente, lo que permite tener más tiempo para estar disponible con tus compañeros o familiares.
Las reuniones virtuales ahorran tiempo y dinero
Evitar desplazamientos innecesarios es una de las mayores ventajas que ofrecen las videoconferencias para las empresas.
Mayor flexibilidad al facilitar la comunicación interna entre equipos de distintas zonas horarias. Gracias a los servicios de mensajería, no es necesario esperar que un miembro del equipo desde el otro lado del mundo esté disponible para enviar documentación importante.
Comodidad al no tener que preocuparte por tener que encontrar un sitio para reunirte cuando lo haces de forma remota. Ahora es posible comunicarse desde cualquier lugar utilizando un teléfono móvil o un ordenador portátil con acceso a internet. Esto favorece el poder realizar reuniones improvisadas.
Nunca antes ha sido tan fácil poder comunicarse con un compañero de equipo. Siempre que necesites solucionar alguna duda laboral o enviar documentos, puedes conectarte con algún integrante de tu equipo con tan solo hacer clic en un botón.
Desventajas de las reuniones virtuales
Normalmente están relacionadas por utilizar dispositivos de poca potencia, la conexión a internet y el nivel de implicación de los participantes.
Dificultades técnicas
La comunicación remota depende de la tecnología. Un fallo repentino del dispositivo o una mala conexión a internet puede interrumpir durante un periodo de tiempo indeterminado una reunión importante.
Más distracciones
Al utilizar este tipo de herramientas para comunicarse en remoto, es posible que las distracciones aumenten. Ser infoxicado constantemente con correos corporativos y grupos de chat puede tener un impacto negativo en cuanto a la productividad se refiere.
Las mejores herramientas para reuniones virtuales gratis
La forma más utilizada en las empresas para contactar con clientes y proveedores suele ser enviar un correo electrónico o llamar por teléfono.
Sin embargo, hay situaciones en las que según el tipo de contacto la mejor forma de contactar es organizar una reunión, bien porque es necesario hacer una presentación, analizar documentos o la toma de una decisión importante.
Para solventar las barreras geográficas, las herramientas para reuniones virtuales ofrecen una solución con el objetivo de transformar la típica reunión de empresa.
Las principales características y funcionalidades que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma para realizar tus reuniones online son:
Programar reuniones
Puede parecer algo obvio, pero esta funcionalidad es muy útil por varias razones. De hecho, una llamada de teléfono no debería de considerarse una reunión.
Tener la posibilidad de programar una reunión virtual te permite añadir toda la información necesaria a tratar, tema, participantes, hora de inicio y estimación de la duración (es importante prestar atención a los límites para no provocar una sobrecarga de trabajo) y poder guardar automáticamente la reunión en la agenda, lo que viene muy bien como recordatorio.
Unirse como invitado
Gracias a esta funcionalidad, ya no es necesario obligar al registro previo en la plataforma para poder acceder a una reunión. El modo invitado está pensado para poder acceder mediante un enlace compartido.
Compartir la pantalla
Esta característica es una de las más utilizadas habitualmente durante las reuniones online. Es una funcionalidad que no puede faltar si necesitas explicar algo detalladamente, mostrar diapositivas, realizar presentaciones o hacer un recorrido por lo que estás viendo actualmente en pantalla.
Grabar la reunión
Esta es una funcionalidad que en principio puede parecer poco útil. Pero tener la posibilidad de grabar y dejar constancia de los puntos tratados en la reunión, evita tener futuros malentendidos.
Además, al grabar una reunión virtual puedes enviar el enlace del video a quienes no han podido participar en el momento de realizarse. La grabación también es una prueba real de la participación de los asistentes.
Las plataformas y herramientas más conocidas para realizar reuniones online son las siguientes:
Zoom
Con la llegada del teletrabajo, las videoconferencias se han implementado en el día a día y una de las aplicaciones más utilizadas en este momento es Zoom.
De hecho, es una de las plataformas líder dentro del sector de las videollamadas por su gran potencial. Es una excelente alternativa de comunicación para organizar todo tipo de reuniones y clases virtuales.
Esta herramienta te permite interactuar con tus compañeros de trabajo, amigos o familiares. Es una gran alternativa cuando la distancia no permite encontrarse y reunirse cara a cara. ¿Has pensado en tomarte un café virtual con tu grupo de amigos?. Zoom hace que la comunicación sea mucho más humana, al contrario que el correo electrónico o la mensajería instantánea.
Una característica a destacar es que se puede utilizar por equipos de trabajo pequeños, medianos y grandes, y así colaborar en tiempo real sobre el flujo del trabajo diario. No hay duda de que no estar físicamente en una oficina, no es sinónimo de distancia o metas no alcanzadas.
¿Qué es Zoom?
Hablar de Zoom, significa referirse a un servicio de videoconferencia basando en la nube. Gracias a esta plataforma online, las reuniones virtuales pueden llegar a organizarse a través de video o utilizando solo el audio. Todo sucede en el momento, en tiempo real. Sin embargo, y como una funcionalidad a destacar, permite la posibilidad de grabar las reuniones para poder visualizarlas en otro momento.
Para poder participar en este tipo de reuniones solo necesitas un ordenador, un smartphone o una tablet, lo importante es que el dispositivo desde el vas a acceder a la plataforma tenga una cámara con un mínimo de resolución y una conexión wifi o de datos. La aplicación cuenta con dos apartados bien reconocidos, Zoom Meeting y Zoom Room.
En el primer caso, el video se guarda en la plataforma. Mientras que en la segunda opción, es tu propio ordenador el que se encarga de grabar las reuniones.
Esta herramienta ofrece todo lo necesario para que la distancia no sea una barrera a la hora de realizar todo tipo de actividades virtuales. Cada vez son más las empresas que ofrecen puestos de teletrabajo y seguro que tendrán en cuenta este tipo de comunicación interna para los trabajadores.
¿Cuáles son las características principales de Zoom?
Es cierto que esta no es la única plataforma con el que puedes realizar videollamadas, pero si que cuenta con unas características interesantes. Te interesa conocerlas para que sepas de antemano cómo puedes implementar esta herramienta a tu flujo de trabajo. Las tres funcionalidades que más destacan de Zoom son:
- Reuniones individuales: Te ofrece la posibilidad de organizar reuniones personales ilimitadas, incluso son su plan gratuito.
- Videoconferencia en grupo: El plan gratuito permite videollamadas de hasta 40 minutos y con 100 usuarios. Siempre tienes la opción de ampliar la capacidad hasta 500 usuarios con uno de sus planes de pago.
- Compartir la pantalla: Puedes reunirte individualmente o en grupo y tener la posibilidad de compartir tu pantalla con los demás para que puedan ver lo que estás haciendo en ese momento.
¿Cómo hacer para que zoom no se corte a los 40 minutos?
Aquí tienes una explicación al detalle
Hangouts
El chat y las videollamadas son su punto fuerte, permite compartir la pantalla y se integra con la gran mayoría de productos de Google. Una característica muy atractiva es que ofrece la posibilidad de mantener las llamadas privadas o retransmitirlas a través de YouTube, lo que permite que los participantes interactúen en tiempo real.
Slack
Esta herramienta ofrece a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones grupales y organizarlas en diferentes canales.
Entre sus características más destacadas nos encontramos, la posibilidad de realizar llamadas de voz, videoconferencias, la creación de flujos de trabajo para la automatización de tareas y la capacidad de asignar estados para indicar la situación actual de cualquier miembro del equipo para que éste no sea interrumpido.
Cómo tener reuniones virtuales más productivas
Ya conoces los beneficios y las herramientas para hacer una reunión virtual, ahora toca pasar a la acción y planificar tu próxima reunión.
Verifica que todo funciona correctamente
En la medida de lo posible, para evitar fallos técnicos o problemas de conexión, antes que un teléfono móvil para realizar una reunión virtual, es aconsejable utilizar un ordenador, de sobremesa o portátil.
Comprueba todos los documentos que vas a mostrar, revisa bien la presentación y sobre todo, que el micrófono y la cámara funcionan correctamente.
En el entorno adecuado
Además de todas las pruebas técnicas, hay que elegir bien el sitio donde se va a realizar la videollamada, ya que la luz puede afectar negativamente a la calidad de la imagen.
Un espacio bien iluminado, con la calidad de señal wifi necesaria y si es posible, lo más silencioso posible para evitar todo tipo de molestias e interrupciones. Cómo última recomendación respecto al lugar donde vas a efectuar las videollamadas de trabajo, intenta tener el espacio de trabajo lo más organizado posible, al menos lo que está visible ante la cámara.
Realizar las presentaciones de los participantes
Si todos los que participan en la reunión ya se conocen, no es necesario este paso, pero si hay asistentes que normalmente no trabajan juntas, o de diferentes departamentos, es necesario dedicar unos minutos para presentar a todos.
Una buena reunión comienza con la puntualidad, los recordatorios en calendarios compartidos o los típicos correos electrónicos, son una forma de asegurarse que los participantes han sido notificados antes de realizar la reunión.
Crea una agenda para la reunión del equipo virtual
Para no estar con pérdidas de tiempo innecesarias, comparte los temas principales a tratar con todos los participantes.
Una agenda bien definida es uno de los factores más importantes para tener reuniones virtuales efectivas. Si hay algún punto relevante a tratar, la agenda es el lugar perfecto para apuntarlo y poder debatirlo de manera fluida durante la reunión.
La duración de las reuniones virtuales
Una reunión virtual debería de ser más corta que una convencional. Esto ayuda a reducir distracciones y asegura que se han tratado los temas más importantes, ofreciendo así mejores resultados. Gestionar bien los tiempos de intervención de los participantes, de forma breve y con unos objetivos claros, evita largas sesiones de preguntas aburridas.
El objetivo de la reunión y los detalles
Antes incluso de ponerse a planificar, es necesario tener definido un objetivo claro. Hacer reuniones por hacer, por costumbre, sin un propósito bien definido, al final es una pérdida de tiempo para todos los participantes.
Con un par de preguntas sencillas del tipo “¿Qué quiero conseguir con esta reunión?” o “¿Es realmente necesario organizar una reunión online para algo tan sencillo que se puede solucionar con un email?” seguramente ya tendrás el objetivo claro de tu próxima reunión de trabajo.
Los asistentes a la reunión
Teniendo claro el objetivo y la plataforma, ahora toca centrarse en la lista de invitados. Normalmente, cuantas más personas interactúan, más complicadas son las reuniones online.
Para que puedan llegar a ser más productivas y dinámicas, es conveniente invitar solo a las personas interesadas y más relevantes en la toma de decisiones. Siempre cabe la posibilidad de grabar la reunión y compartir el enlace del video para otro tipo de personas competentes, pero no de vital importancia que asistan a la reunión.
Aprovecha las funcionalidades de las herramientas para reuniones virtuales
La pizarra virtual es la herramienta perfecta si quieres contar con un espacio de trabajo colaborativo en el que puedan interactuar varias personas al mismo tiempo.
Otra funcionalidad que tiene bastante acogida es la posibilidad de crear encuestas en tiempo real. Tener la posibilidad de conocer las opiniones y puntos de vista de los participantes es una forma dinámica de fortalecer el objetivo común de la reunión.
