Reuniones Virtuales

Aparte de la concentración, uno de los mayores retos, cuando se trabaja de forma remota, o desde un lugar no es la oficina, es la barrera de la comunicación

reuniones virtuales

¿Cómo hacer reuniones online? lo necesario

Al comenzar una videollamada, romper el hielo y captar señales no verbales puede evitar malentendidos, para esto es necesario contar primeramente con una buena resolución de imagen, existen cámaras web baratas con la calidad necesaria para que tus reuniones no sea un despliegue de imágenes pixeladas.

Por otro lado, el uso de herramientas para reuniones virtuales por sí solo no es suficiente para garantizar una comunicación eficaz, es necesario contar con un mínimo de equipamiento, principalmente para tu comodidad, como el uso de unos auriculares que ayuden a mantenerte concentrado y disfrutar de una óptima calidad de sonido.

Aquí te dejo unas recomendaciones:

auriculares para las reuniones virtuales

Auriculares

webcams para reuniones virtuales

Cámaras web

paneles separadores de oficina

Separadores de oficina

¿Qué son las reuniones virtuales?

Las reuniones virtuales permiten reunir dos o más personas de forma remota e interactuar en tiempo real, sin que los participantes estén presentes en el mismo lugar. Ayudan a reducir distancias y permiten la colaboración entre personas de todo el mundo.

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Ventajas y beneficios de las reuniones virtuales

Hay varias razones por las que las videollamadas en un equipo de trabajo son más productivas que las reuniones presenciales.

  • Al poder trabajar de forma remota y hacer reuniones virtuales, puedes tener un horario más acorde a tu ritmo de vida, lo que supone un ahorro de tiempo considerable.
  • Reunirse virtualmente ofrece una mayor productividad. Cuando se programa una reunión en Google Calendar tienes el beneficio de tener una agenda bien definida, lo que repercute directamente en unos mejores resultados a nivel de productividad.
  • Una videollamada grupal incrementa positivamente la comunicación de la empresa, ofrece una experiencia presencial y hace que los participantes que están conectados permanezcan atentos en todo momento.
  • Las reuniones virtuales mejoran el equilibrio entre la vida laboral y la personal. Hacen tener más consciencia de la duración de las reuniones y de lo que es importante pero no urgente, lo que permite tener más tiempo para estar disponible con tus compañeros o familiares.

Las reuniones virtuales ahorran tiempo y dinero

Evitar desplazamientos innecesarios es una de las mayores ventajas que ofrecen las videoconferencias para las empresas.

Mayor flexibilidad al facilitar la comunicación interna entre equipos de distintas zonas horarias. Gracias a los servicios de mensajería, no es necesario esperar que un miembro del equipo desde el otro lado del mundo esté disponible para enviar documentación importante.

Comodidad al no tener que preocuparte por tener que encontrar un sitio para reunirte cuando lo haces de forma remota. Ahora es posible comunicarse desde cualquier lugar utilizando un teléfono móvil o un ordenador portátil con acceso a internet. Esto favorece el poder realizar reuniones improvisadas.

Nunca antes ha sido tan fácil poder comunicarse con un compañero de equipo. Siempre que necesites solucionar alguna duda laboral o enviar documentos, puedes conectarte con algún integrante de tu equipo con tan solo hacer clic en un botón.

Desventajas de las reuniones virtuales

Normalmente están relacionadas por utilizar dispositivos de poca potencia, la conexión a internet y el nivel de implicación de los participantes.

Dificultades técnicas

La comunicación remota depende de la tecnología. Un fallo repentino del dispositivo o una mala conexión a internet puede interrumpir durante un periodo de tiempo indeterminado una reunión importante.

Más distracciones

Al utilizar este tipo de herramientas para comunicarse en remoto, es posible que las distracciones aumenten. Ser infoxicado constantemente con correos corporativos y grupos de chat puede tener un impacto negativo en cuanto a la productividad se refiere.

Las mejores herramientas para reuniones virtuales gratis

La forma más utilizada en las empresas para contactar con clientes y proveedores suele ser enviar un correo electrónico o llamar por teléfono.

Sin embargo, hay situaciones en las que según el tipo de contacto la mejor forma de contactar es organizar una reunión, bien porque es necesario hacer una presentación, analizar documentos o la toma de una decisión importante.

Para solventar las barreras geográficas, las herramientas para reuniones virtuales ofrecen una solución con el objetivo de transformar la típica reunión de empresa.

Las principales características y funcionalidades que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma para realizar tus reuniones online son:

Las plataformas y herramientas más conocidas para realizar reuniones online son las siguientes:

Zoom

Con la llegada del teletrabajo, las videoconferencias se han implementado en el día a día y una de las aplicaciones más utilizadas en este momento es Zoom.

De hecho, es una de las plataformas líder dentro del sector de las videollamadas por su gran potencial. Es una excelente alternativa de comunicación para organizar todo tipo de reuniones y clases virtuales.

Esta  herramienta te permite interactuar con tus compañeros de trabajo, amigos o familiares. Es una gran alternativa cuando la distancia no permite encontrarse y reunirse cara a cara. ¿Has pensado en tomarte un café virtual con tu grupo de amigos?. Zoom hace que la comunicación sea mucho más humana, al contrario que el correo electrónico o la mensajería instantánea.

Una característica a destacar es que se puede utilizar por equipos de trabajo pequeños, medianos y grandes, y así colaborar en tiempo real sobre el flujo del trabajo diario. No hay duda de que no estar físicamente en una oficina, no es sinónimo de distancia o metas no alcanzadas.

¿Qué es Zoom?

Hablar de Zoom, significa referirse a un servicio de videoconferencia basando en la nube. Gracias a esta plataforma online, las reuniones virtuales pueden llegar a organizarse a través de video o utilizando solo el audio. Todo sucede en el momento, en tiempo real. Sin embargo, y como una funcionalidad a destacar, permite la posibilidad de grabar las reuniones para poder visualizarlas en otro momento.

Para poder participar en este tipo de reuniones solo necesitas un ordenador, un smartphone o una tablet, lo importante es que el dispositivo desde el vas a acceder a la plataforma tenga una cámara con un mínimo de resolución y una conexión wifi o de datos. La aplicación cuenta con dos apartados bien reconocidos, Zoom Meeting y Zoom Room.

En el primer caso, el video se guarda en la plataforma. Mientras que en la segunda opción, es tu propio ordenador el que se encarga de grabar las reuniones.

Esta herramienta ofrece todo lo necesario para que la distancia no sea una barrera a la hora de realizar todo tipo de actividades virtuales. Cada vez son más las empresas que ofrecen puestos de teletrabajo y seguro que tendrán en cuenta este tipo de comunicación interna para los trabajadores.

¿Cuáles son las características principales de Zoom?

Es cierto que esta no es la única plataforma con el que puedes realizar videollamadas, pero si que cuenta con unas características interesantes. Te interesa conocerlas para que sepas de antemano cómo puedes implementar esta herramienta a tu flujo de trabajo. Las tres funcionalidades que más destacan de Zoom son:

  1. Reuniones individuales: Te ofrece la posibilidad de organizar reuniones personales ilimitadas, incluso son su plan gratuito.
  2. Videoconferencia en grupo: El plan gratuito permite videollamadas de hasta 40 minutos y con 100 usuarios. Siempre tienes la opción de ampliar la capacidad hasta 500 usuarios con uno de sus planes de pago.
  3. Compartir la pantalla: Puedes reunirte individualmente o en grupo y tener la posibilidad de compartir tu pantalla con los demás para que puedan ver lo que estás haciendo en ese momento.

¿Cómo hacer para que zoom no se corte a los 40 minutos?

Aquí tienes una explicación al detalle

Hangouts

El chat y las videollamadas son su punto fuerte, permite compartir la pantalla y se integra con la gran mayoría de productos de Google. Una característica muy atractiva es que ofrece la posibilidad de mantener las llamadas privadas o retransmitirlas a través de YouTube, lo que permite que los participantes interactúen en tiempo real.

Slack

Esta herramienta ofrece a los miembros de una empresa colaborar y mantener la comunicación mediante la creación de conversaciones grupales y organizarlas en diferentes canales.

Entre sus características más destacadas nos encontramos, la posibilidad de realizar llamadas de voz, videoconferencias, la creación de flujos de trabajo para la automatización de tareas y la capacidad de asignar estados para indicar la situación actual de cualquier miembro del equipo para que éste no sea interrumpido.

Cómo tener reuniones virtuales más productivas

Ya conoces los beneficios y las herramientas para hacer una reunión virtual, ahora toca pasar a la acción y planificar tu próxima reunión.

Las reuniones virtuales son tendencia en el presente, principalmente por las grandes ventajas que aportan en comparación de una reunión presencial.

Dichas ventajas no pasan desapercibidas para las pymes, que sin duda, reunirse virtualmente será una práctica que se extenderá mucho más en un futuro cercano.

Los beneficios son muchos, entre los que más destacan:

– Mayor eficiencia en la toma de decisiones
– Reducción considerable de gastos en desplazamientos
– Tiempos más cortos y mayor objetividad en las reuniones
– El ahorro de tiempo se traduce en una mayor productividad
– Mejora de la comunicación interna de los distintos departamentos
– Mejora en la gestión de equipos

Realizar preguntas específicas e invitar a compartir la opinión personal de cada asistente de manera proactiva. Tomar los descansos suficientes y contar con la participación de todos y cada uno de los asistentes.

Cómo se ha comentado anteriormente, antes de planificar tu próxima reunión, es necesario contar con un objetivo claro.

La facilidad de dar a un botón y poder reunirte con tus compañeros puede llegar a tener reuniones de relleno, recuerda siempre programar la reunión y contar con los puntos a tratar bien definidos.

Las reuniones silenciosas son un tipo de reuniones online que en su totalidad se desarrollan en silencio, pueden llegar a ser bastante efectivas, gracias a la participación activa de todos los que participan, se trata de un reparto equitativo del tiempo.

Una sala virtual es una sala de videoconferencias donde puede realizar sus reuniones de forma remota.